AS2 ERP – MÓDULO DE MANTENIMIENTO
MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE MANTENIMIENTO DEL AS2 ERP
INDICE MÓDULO MANTENIMIENTO
Orden de trabajo mantenimiento
Aprobacion Orden de Mantenimiento
Orden de Trabajo Mantenimiento
Facturacion Orden de Mantenimiento
MANUAL MÓDULO MANTENIMIENTO AS2 ERP
El módulo de mantenimiento permite, a través de equipos y sus componentes, ejecutar actividades relacionadas a las órdenes de trabajo, cada actividad se configurará su frecuencia y tipo de medición.
1. Configuración
Se requiere realizar algunas configuraciones necesarias para el funcionamiento adecuado del módulo.
1.1. Categoría de Equipo
El maestro de equipos está clasificado en Categoría, Sub Categoría de Equipos y Equipos.
Estos catálogos se migran y serán la estructura principal del maestro de equipos, el análisis en la estructura es importante ya que tiene relación con la contabilización.
Se define el código y nombre de cada categoría de equipos.
1.2. Subcategoría de Equipos
Estructurada la categoría de equipos, se tienen que crear las subcategorías, a cada de estas se le tiene que relacionar a una categoría.
Varias subcategorías pueden pertenecer a la misma categoría.
Se define un código y nombre para cada Subcategoría de equipos
1.3. Equipo
Se definen todos los equipos que tiene la empresa a los cuales se dará mantenimiento, cada equipo tiene relacionada una Subcategoría de Equipo.
Se tienen que completar todos los campos. Es posible asociar un equipo a un activo fijo previamente creado con el fin de mantener tanto el codigo y nombre del equipo y del activo fijo.
Es opcional adjuntar documentos, imágenes. Pero si es importante que se defina un plan de mantenimiento si se desea que el sistema sugiera un mantenimiento a un equipo especifico.
1.4. Componente de Equipo
Los componentes de equipos son todas las partes de un equipo a los cuales se dará mantenimiento, posteriormente a cada componente de equipo se le asignará una tarea y una frecuencia.
1.5. Tipo de Actividad
Los tipos de actividad se definen como un catálogo previo a la creación de actividades, que son necesarias en el plan de mantenimiento.
1.6. Actividad
Las actividades de mantenimiento son todas las tareas que se realizará a cada componente de equipo, se definen herramientas, materiales, y la especialidad del personal que estará a cargo de dicha actividad.
Adicional, si accionamos el indicador de “Actividad para planificación” se podrá hacer uso de esta actividad en el módulo de calendario mantenimiento.
En esta configuración podemos asociar Herramientas, Materiales, Especialistas o Servicios los cuales ayudaran a precargar estos detalles cuando realicemos las ordenes de Mantenimiento.
1.7. Frecuencia
Se deben definir todas las frecuencias con las que se realizan las lecturas de mantenimiento.
Las frecuencias se configurarán posteriormente en el plan de mantenimiento por componente de equipo y actividad.
Los tipos de frecuencias pueden ser:
- Lectura.
Al ser “acumulativo” quiere decir que los valores se van sumando.
Por ejemplo, una frecuencia “KILOMETRAJE” que es un tipo Lectura y es acumulativo cada toma de lectura va sumando a la anterior.
- Fecha
Al ser de fecha se debe definir la frecuencia de fechas: Días, Semanas, Meses, Años.
1.8. Plan de Mantenimiento
Se pueden definir varios tipos de planes de Mantenimientos, por ejemplo:
- Eléctrico
- Mecánico
Adicional si accionamos el indicador Servicio Externo podremos definir un plan de mantenimiento por cada cliente definiendo una fecha de inicio y fin del “Contrato” de mantenimiento.
En cada plan de mantenimiento se agregan Componente de Equipo, Actividades, Frecuencia, Prioridad, Requiere Paro y el tiempo de paro.
Esta configuración es la base para el calendario de mantenimiento, es importante que la asignación de las frecuencias sea la correcta en la pestaña Detalle Plan Mantenimiento, ya que depende de esto el cálculo de la próxima fecha de mantenimiento.
1.9. Herramientas
(mantenimiento/configuracion/herramienta)
Se define el catálogo de herramientas que se utilizan en las órdenes de trabajo.
1.10. Lectura de Mantenimiento
(mantenimiento/configuracion/lecturaMantenimiento)
En la pantalla de lectura de mantenimiento se asignan todas las lecturas automáticamente que se registran en las órdenes de trabajo.
En el caso de no existir una orden de trabajo, se podría registrar en esta pantalla una lectura de mantenimiento manualmente.
1.11 Orden de trabajo mantenimiento
(mantenimiento/configuracion/tipoOrdenTrabajoMantenimiento)
En la pantalla permite crear tipo de ordenes de trabajo de mantenimiento para una mejorar clasificación tanto para proceso y reportes.
1.1. Tipo Equipo
(mantenimiento/configuracion/tipoEquipo)
En la pantalla permite crear tipo de equipo para las ordenes de trabajo de mantenimiento para una mejorar clasificación tanto para proceso y reportes.
2. Procesos
En el módulo de Mantenimiento podemos realizar los siguientes procesos
2.1. ORDEN SERVICIO MANTENIMIENTO
Este proceso nos permite realizar una “SOLICITUD DE MANTENIMIENTO” por RMA, interna o externa.
- RMA
El módulo de RMA consiste en llevar un control de las garantías entregadas a nuestros clientes al momento de recibir algún producto por “devolución” o defecto de este.
Para el funcionamiento de este módulo se debe activar en “paginas/datosBase/documento” el documento de Orden Servicio Mantenimiento el indicador RMA.
Cuando se realice una orden de servicio Mantenimiento con este documento el sistema habilitara dos columnas de Garantía Cliente y Proveedor las cuales estarán ligadas a la configuración del producto en la pestaña Logistica.
- Garantía Cliente: Depende de la fecha de despacho de mercadería, se activa si aún está dentro del rango configurado en el producto.
- Garantía Proveedor: Depende de la fecha de recepción a bodega, se activa si aún está dentro del rango configurado en el producto.
Las ordenes de mantenimiento se realizarán a los productos que ya se han despachados.
- Externa
Con el indicador de “Servicio Externo” el AS2 ERP nos permitirá realizar los mantenimientos de clientes para después poder Facturar.
La cual podemos registrar el cliente y agente comercial que esta haciendo seguimiento a este mantenimiento.
A nivel de detalle podemos agregar equipos y componentes si ya existe dentro de nuestro catalogo de equipos, caso contrario podemos crear un equipo haciendo click en el botón “EQUIPO” y llenando la información solicitada.
- Interna
Al desactivar el check de “Servicio Externo”, estos tipos de mantenimientos pueden ser utilizados para generar una solicitud de mantenimiento de nuestros equipos y que no van a ser facturados a un cliente.
2.2. Calendario Mantenimiento
En el Calendario de Mantenimiento el sistema proyecta todos los equipos que se debe realizar un mantenimiento en función de la frecuencia de cada equipo.
En la cabecera existen filtros que de acuerdo a lo seleccionado se visualizará la información en el detalle inferior, permitiendo generar órdenes de trabajo de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Por cada equipo que se indica en la pantalla al presionar sobre el botón de información, el sistema desplegará datos importantes que permiten un mayor análisis previo a gestionar una orden de trabajo:
Se puede generar órdenes de trabajo de varios equipos a la vez, se debe seleccionar varios registros y en la parte superior presionar sobre el botón “Generar Orden de Trabajo”.
En esta pantalla se permite imprimir el calendario de mantenimiento y los equipos que tendrían una para de actividades de acuerdo con lo configurado en cada actividad del equipo.
La visualización de la pantalla se presenta por quincenas, pudiendo visualizar varias quincenas y programar de una forma eficiente las órdenes de trabajo de mantenimiento.
2.3. Aprobacion Orden de Mantenimiento
Este proceso nos muestra todas las Ordenes de Trabajo que han sido emitidas y que están pendientes de una aprobación. Podemos realizar filtros a nivel de cabecera para discriminar la información. La manera de aprobar es seleccionando uno o varios registros con el botón situado a la derecha de cada línea y dando click en el botón “Aprobar”
2.4. Orden de Trabajo Mantenimiento
En el proceso de orden de trabajo de mantenimiento se presentan todas las órdenes que se han generado automáticamente desde el calendario de mantenimiento, Ordenes de servicio Mantenimiento y las órdenes registradas manualmente.
Las órdenes de trabajo de mantenimiento tienen los siguientes estados:
- Se registran en estado “planificada” cuando son desde el calendario de mantenimiento.
- Cuando una orden no tiene “ninguno” de los indicadores antes mencionados son órdenes de mantenimiento creadas manualmente o aquellas que viajan desde la Orden de salida Mantenimiento.
Luego de aprobada una Orden de mantenimiento se debe procesar la misma y solicitar los materiales de la orden seleccionando y editando la misma. En la pestaña “MATERIALES” podemos refrescar para actualizar los materiales según la actividad seleccionada o podemos agregar productos según la necesidad. Posterior a esto se debe realizar el consumo de bodega.
Al terminar de realizar el mantenimiento se debe cerrar la orden. Esto lo ejecutamos seleccionando el mantenimiento y accionando el botón “CERRAR”
Registramos la información solicitada y validamos las pestañas del cierre.
- Responsable que estuvo a cargo del Mantenimiento
- Materiales utilizados en el mantenimiento
- Servicios adicionales en el caso que se va a facturar a un cliente
- Lectura en caso de que la actividad de mantenimiento genere lecturas.
- Imágenes si se desea cargar
- Plan de mantenimiento si se va a registrar este equipo en un plan para poder tener un control de mantenimiento con el proceso de “CALENDARIO DE MANTENIMIENTO”
2.5. Facturacion Orden de Mantenimiento
Una vez cerrada una Orden de trabajo que vino de una orden de servicio de Mantenimiento (EXTERNO), este mantenimiento puede ser visualizado en este proceso y solo con seleccionar el mantenimiento y dar clic en “Facturar” el sistema generara una factura al cliente que fue seleccionado en el proceso de servicios.
Los productos que se visualizara en la factura serán aquellos que no fueron marcados como garantía.
3. Reportes
| CONTROL DE CAMBIOS | |
| RESPONSABLE | FECHA |
| Juan Francisco Morales | 17/08/2018 |
| Wilmer Pérez Alvarez | 03/04/2019 |
| Andrés Chávez Arévalo | 17/09/2021 |
| Andrés Chávez Arévalo | 21/10/2024 |