AS2 ERP – MÓDULO DE CAJA
MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE CAJA DEL AS2 ERP
ÍNDICE
MANUAL MÓDULO CAJA AS2 ERP
En este proceso se generarán todos los cierres y depósitos de cajas de los cobros de las ventas efectuadas, ya sean mediante el proceso directo Factura Cliente Ágil y/o directamente del proceso Cobros.
CONFIGURACIÓN:
DENOMINACIÓN FORMA COBRO:
(caja/configuracion/denominacionFormaCobro)
Esta configuración permite crear forma de cobro para un proceso de cierre de caja y es opcional.
1) Dirigirse al proceso “caja/configuración/denominacionFormaCobro” opción “nuevo”.
2) Llenar los campos del formulario y seleccionar la forma de pago que corresponda.
La configuración permitirá llenar un valor a la forma de cobro y en el registro del cierre de caja ingresar la cantidad que se multiplicará por el valor registrado.
Nota: Para activar el proceso y registrar los cierres de caja por denominación se deberá habilitar el parámetro “CIERRE_CAJA_POR_DENOMINACION_FORMA_COBRO” en configuracionBase/configuración opción ventas.
- Guardar.
PROCESOS:
CIERRE DE CAJA:
(caja/procesos/cierreCaja)
Este proceso permite generar el cierre de caja de todos los cobros efectuados a la fecha por y exclusivamente el usuario final que realizo los cobros de las ventas efectuadas. Adicionalmente, se puede realizar cierre de caja acumulado de varios días, esto lo determina de acuerdo a las políticas internas de la organización.
NOTA: Por temas de seguridad, control y auditoria este proceso de cierre de cajas solo lo puede realizar el usuario que realizo el cobro, para casos especiales en los cuales el usuario no pueda realizar el cierre de caja, al usuario administrador del sistema se puede habilitar el parámetro “Permite Cierre Caja Masivo” en “/seguridad/usuario/usuario”, esta opción permitirá al usuario cerrar las cajas pendientes de otros usuarios.
Proceso:
1) Dirigirse al proceso “caja/procesos/cierreCaja” opción “nuevo”.
2) El formulario listará los cobros realizados por el usuario y se deberá seleccionar los cobros a registrar en el cierre.
3) Guardar
En caso de tener activado el registro por denominación Forma de cobro, el sistema mostrará el formulario en el que podrá registrar las cantidades por denominación y guardar.
Adicionalmente se tiene la opción de realizar la impresión de cierre de caja.
DEPOSITO CIERRE DE CAJA:
(caja/procesos/depositoCierreCaja)
En este proceso se realiza los depósitos de uno o varios cierres de caja, teniendo en cuenta la sucursal con la que se encuentra logueado el usuario.
- Dirigirse al proceso “caja/procesos/depositoCierreCaja” opción “nuevo”.
En esta pantalla tiene hipervínculos de los cierres de cajas efectuados y permite visualizar los campos informativos siguientes, para revisión y validación de los cobros realizados:
- Por Documento
- Por Fecha
- Por Selección (Todo o multi selección)
- Filtro de búsqueda rápida a nivel detalle
- Total, de los cobros seleccionados
Adicionalmente permite realizar depósitos parciales de los cierres de caja.
- Llenar los campos del formulario:
- Valor a depositar (el sistema permite el registro con faltantes de caja)
- Fecha de registro
- Seleccionar el cierre de caja a depositar (el sistema permite marcar o digitar los cierres a depositar)
- Guardar
Posteriormente se realiza la contabilización y el registro del comprobante de depósito:
- Fecha
- Cuenta Pagos (Cuenta Bancaria)
- Forma de Cobro (Deposito, Cheque, Transferencia)
- Numero de Documento (Comprobante de Deposito)
En caso de activar el parámetro “GENERAR_ASIENTO_DISTRIBUCION_DEPOSITO_CAJA” en “configuracionBase/configuración” opción “Gestión Financiera” se habilitará la opción Contabilizar distribución, que le permitirá al usuario realizar una distribución del registro del depósito, esto aplica para aquellos casos en que la caja se deposite en diferentes bancos.
Adicionalmente, se tiene la opción de imprimir el depósito del cierre de caja y del asiento contable.
CIERRE DE CAJA forma de cobro:
(caja/procesos/cierreCajaFormaCobro)
En este proceso se realiza los depósitos o cierres de caja de manera masiva.
Nota: Para activar este proceso se deberá configurar el parámetro “CUENTA_CONTABLE_CAJA_GENERAL_MASIVO” en “configuracionBase/configuración” opción “Gestión Financiera”. Este proceso reemplaza los procesos de depósito cierre de caja y cierre de caja, el sistema no permitirá manejar ambos procesos.
1) Dirigirse al proceso “caja/procesos/cierreCajaFormaCobro” opción nuevo.
2) El sistema mostrará el formulario, en cual se podrá realizar el registro por usuario, por rango de fechas, por sucursal y punto de venta.
2.1) Dar click en cargar ventas, para mostrar el valor de las ventas según el filtro seleccionado.
2.2) Dar click en agregar detalle, esta opción le permitirá agregar y llenar los valores por las diferentes formas de cobro o depósitos.
2.3) Guardar
3) Para finalizar el proceso el usuario deberá contabilizar el registro.
REPORTES:
| Control de Cambios | |
| Fecha | Responsable |
| 16/10/2024 | Daniel Almeida |