Innovaciones, Optimizaciones y Nuevas Funcionalidades del Ecosistema AS2
Índice
Cambios, Mejoras o Actualizaciones
Manual de Procedimientos para Mejoras y Actualizaciones
Ecosistema AS2
Este manual documenta de manera detallada los procesos de cambio, optimización o actualización implementados en las soluciones del Ecosistema AS2.
CAMBIOS, MEJORAS O ACTUALIZACIONES
SISTEMA: AS2 ERP
ANTECEDENTES
Actualmente, en el proceso de Órdenes de Pago a Proveedor, no se cuenta con un mecanismo que permita filtrar y validar las facturas de proveedor en función de las dimensiones contables a las que se encuentran asociadas. Esta limitación dificulta a los usuarios que generan pagos identificar las facturas correspondientes a un proyecto o dimensión contable específica al momento de generar una orden de pago.
De igual manera, en el proceso de Registros Pendientes por Aprobar en las órdenes de pago, los usuarios aprobadores visualizan registros pendientes sin una restricción basada en las dimensiones contables configuradas en su perfil del flujo de aprobación, lo que puede derivar en aprobaciones de pagos que no corresponden a los proyectos asignados, afectando la trazabilidad, el control y la correcta segregación de responsabilidades.
Ante esta necesidad, se requiere implementar una funcionalidad que permita filtrar, validar y confirmar las dimensiones contables tanto en la generación como en la aprobación de las órdenes de pago a proveedor, asegurando que cada etapa del proceso se realice únicamente sobre los proyectos autorizados para cada usuario para fortalecer el control interno y la trazabilidad del proceso de pagos por proyecto.
OBJETIVO
- Implementar en las órdenes de pago a proveedor un mecanismo de filtrado y validación por dimensiones contables, que permita a los usuarios generar órdenes de pago únicamente sobre las dimensiones correspondientes, y a los aprobadores visualizar y aprobar solo aquellas órdenes asociadas a los proyectos asignados, garantizando el control, la trazabilidad y la correcta aprobación de pagos por proyecto.
DESARROLLO
- AS2
- En el proceso Orden de Pago a Proveedor (/paginas/financiero/pagos/procesos/ordenPagoProveedor.jsf), dentro de la pantalla de crear/editar, se incorporan dos nuevos campos denominados “Dimensión nivel uno” y “Dimensión contable seleccionada”, los cuales permiten filtrar las facturas de proveedor según la dimensión contable a la que se encuentran asociadas. Estos nuevos campos estarán disponibles únicamente cuando el parámetro FLUJO_APROBACION_ORDEN_PAGO_PROVEEDOR este activo.
Ejemplo:
– Seleccionar los filtros agregados
– Al hacer clic en el botón “Facturas Pendientes”, se listarán todas las facturas de proveedor relacionadas con la dimensión contable seleccionada (2.10.200. AUTOSOSTENIBILIDAD).
- Seleccionar las facturas requeridas y generar la orden de pago a proveedor.
- Aprobar la orden de pago a proveedor.
En la opción “Ver detalle del flujo de aprobación”, se mostrará la ventana emergente el estado detallado del flujo de aprobación, incluyendo los usuarios aprobadores por cada nivel, de acuerdo con la configuración establecida.
- En la ventana emergente se muestra la dimensión contable seleccionada al momento de crear la orden de pago a proveedor.
- En el proceso Registros Pendientes por Aprobar (/paginas/trazabilidad/registrosPendientesPorAprobar.jsf), al ingresar con un usuario asignado al nivel más inferior de aprobación, y de acuerdo con la configuración establecida en el flujo de aprobación con respecto a la dimensión contable, se visualizarán únicamente las órdenes de pago a proveedor que le correspondan.
En caso de que el usuario no tenga configurada la dimensión contable con la cual fue creada la orden de pago a proveedor, dicha orden se visualizará dependiendo de la configuración.
Ejemplo:
Continuando con el ejemplo del apartado a)
- Ingresar con el usuario vesparza. Dado que, en la configuración del flujo de aprobación, todos los usuarios con el cargo COORDINADOR NACIONAL DE LOGÍSTICA Y COMPRAS tienen asignada la dimensión contable PROYECTOS con el valor 2.10.200. AUTOSOSTENIBILIDAD, y considerando que esta es la misma dimensión contable con la que se generó la orden de pago a proveedor, al ingresar con el usuario vesparza se visualizará la orden de pago a proveedor, permitiendo su correspondiente aprobación.
Configuración en el flujo de aprobación
Registros Pendientes por Aprobar
- En caso de que el flujo de aprobación no tenga configurada dicha dimensión contable para ese cargo, la orden de pago no se visualizará para los usuarios que ocupen ese cargo.
Nota: Considerar el mismo proceso para los demás niveles de aprobación.