Innovaciones, Optimizaciones y Nuevas Funcionalidades del Ecosistema AS2
Manual de Procedimientos para Mejoras y Actualizaciones
Ecosistema AS2
Este manual documenta de manera detallada los procesos de cambio, optimización o actualización implementados en las soluciones del Ecosistema AS2.
CAMBIOS, MEJORAS O ACTUALIZACIONES
SISTEMA: AS2 ERP
ANTECEDENTES
Actualmente, el sistema AS2-ERP, algunas organizaciones emplean la arquitectura de Manager y Nodos, en las cuales se ha identificado diversas limitaciones operativas y de control que afectan a varios procesos del módulo de compras, desde la solicitud, Trazabilidad, su automatización del flujo de pedidos Proveedor, solicitudes, consolidación de solicitudes de comprar.
Las observaciones surgen tanto del análisis funcional como de las revisiones realizadas por los equipos responsables del proceso de compras y del sistema ERP.
- Actualmente, cuando se crean solicitudes de compra con productos tipo servicios, el sistema no genera automáticamente las órdenes correspondientes desde Manager hacia los Nodos. Esto obliga a realizar procesos que pueden conllevar riesgos de error, afectando la trazabilidad del proceso.
- Cuando están habilitados (true) los siguientes parámetros del módulo de Flujo Aprobación PROCESO_APROBACION_POR_CRITERIOS y PROCESO_APROBACION_SOLICITUD_DE_COMPRA, el sistema no consolida adecuadamente las solicitudes de los distintos Nodos en el Manager. Esto dificulta la visibilidad centralizada de las necesidades de compra y reduce la capacidad de negociación y control de volumen por parte de la organización.
- En escenarios donde el parámetro PROCESO_APROBACION_POR_CRITERIOS está activo (true), una vez aprobadas las solicitudes, el sistema genere automáticamente los pedidos en cada Nodo correspondiente. Sin embargo, este comportamiento no está implementado en su totalidad, afectando la fluidez entre los procesos de aprobación y ejecución.
- Actualmente, los Nodos cuentan con un mecanismo no tan efectivo para validar los presupuestos asignados al momento de realizar compras. Esto puede traer consecuencias sobre la ejecución presupuestaria, falta de control financiero descentralizado y dificultades para aplicar políticas de gasto por nodo o nodos de la organización.
OBJETIVO
- Generar registros de orden de compra desde la organización principal (Manager), para cada uno de los nodos, siempre y cuando corresponda, cuando se realiza solicitudes de compra con productos de tipo servicio.
- Consolidar las compras en la organización Principal (Manager), siempre que los siguientes parámetros se encuentran habilitados (True). “PROCESO_APROBACION_POR_CRITERIOS”; “PROCESO_APROBACION_SOLICITUD_DE_COMPRA”.
- Generar pedido Proveedor a nodos cuando se habilita el parámetro “PROCESO_APROBACION_POR_CRITERIOS”
- Controlar el presupuesto de compras en los nodos.
- Ajuste en proceso de Flujo Aprobación.
DESARROLLO
- Configuración Base
Dentro de módulo existen distintos parámetros del sistema que dependiendo de su valor (True/False), afecta el comportamiento en el AS2-ERP, para el flujo de aprobación, tenemos los siguientes parámetros necesarios estén habilitados para el comportamiento del flujo de aprobación con los productos “Tipo Servicio”.
Pantalla: /paginas/configuracionBase/configuracion.jsf
- Compra
- Proceso de compra Manager/Nodo para los productos tipo servicio:
Dentro de este módulo existen proceso de compras, el cual se ajusta para que los productos Tipo Servicio, reciban el mismo comportamiento que los productos estándar (Artículo), dentro del Flujo de compras entre la arquitectura Manager/Nodo.
Dentro de un nodo al crear la solicitud de compra y sus detalles sean con productos de “Tipo Servicio”
Al guardar a la solicitud creada, se debe confirmar la solicitud, para continuar con el flujo de aprobación del usuario responsable
Pantalla: /paginas/compras/procesos/solicitudCompra.jsf
- De no existir el flujo de aprobación configurado, se procede a la configuración del Flujo de aprobación en la siguiente pantalla: /paginas/datosBase/flujoAprobacion.jsf
Nota: Las configuraciones en este proceso de flujo de aprobación, son ajustadas a las necesidades de cada organización.
Una vez confirmada la solicitud de compra generadas desde el nodo, con el fin de realizar el flujo de aprobación por el/los usuarios responsables.
Al verificar el estado del flujo de aprobación, podemos ver los niveles faltantes para la aprobación.
- Trazabilidad
En el módulo tenemos el siguiente proceso “Registros Pendientes por Aprobar” en la cual procedemos a procesas la acción de “Aprobar”, los registros a nuestra elección desde el nodo.
Pantalla:/paginas/trazabilidad/registrosPendientesPorAprobar.jsf.
Una vez aprobada la solicitud de compra, se mostrará un mensaje de confirmación indicando que la aprobación fue exitosa “El registro SC-00000XX se ha guardado satisfactoriamente, Se envío la información al Manager”.
- Cambio sesión al Nodo a MANAGER
En el Manager, tras recibir el mensaje de confirmación, en el proceso Solicitud de Compra, podemos visualizar que los registros se han creado automáticamente la(s) solicitud(es) con relación al registro enviado desde el Nodo.
El número de la Solicitud de compra respeta la secuencia propia del Nodo, es decir, la solicitud de compra en el nodo puede ser diferente a la secuencia Generada en el Manager.
Pantalla: /paginas/compras/procesos/solicitudCompra.jsf
- Consolidación Solicitud de Compra
En el nodo Principal “MANAGER”, una vez cumpliendo los pasos previos de apobación por flujo de aprobación, al momento de ingresar al proceso de consolidacion de compras, prodemos vizualizar los registros se “Solicitud de compra” creados desde los nodos, con la sigueinte nomenclatura de nombre_nodo-SC-000XXX
Pantalla: /paginas/compras/procesos/consolidarSolicitudCompra.jsf
Al expandir los filtros para consolidar el producto, sobre el campo de “Solicitud de Compra”, se nos listan los números de los registros realizados desde el nodo, respetando su prefijo y su secuencial
Considerar que el número de secuencial de los registros es asociado a los registros creados desde el nodo.
Al seleccionar uno o varios registros y consolidar, se listan los detalles de nuestra Solicitud de Compra.
Una vez, agregado nuestros proveedores para la consolidación, proceder a guardar el proceso.
Generar la Orden de compra del registro de consolidación, para ello dar clic sobre botón Orden de Compra. Y este nos despliega una ventana emergente.
Sobre la ventana emergente se despliega los proveedores con los productos consolidados, podemos seleccionar un solo registros o todos y a presionar sobre botón “Generar”.
Se deben generar los pedidos según la consolidación realizada. Para el caso de ejemplo, se crearon dos pedidos, debido a que se consolidaron dos solicitudes de compra de nodos diferentes, siendo asignado el mismo proveedor.
Pedido Proveedor – Manager
- Caso1: Generar dos Solicitudes de compras desde nodos diferentes.
Procedemos a consolidar las solicitudes de compra generadas en los nodos y al estar en estado aprobado, viajan desde los nodos hacia el manager.
Pantalla: /paginas/compras/procesos/consolidarSolicitudCompra.jsf
Una vez seleccionado nuestros registros, procedemos a “Consolidar”, y nos lista nuestros productos, confirmamos cantidades, precios y procedemos a Guardar.
Se nos genera un nuevo registro de consolidación, y procedemos a generar la “Orden de Compra”. Y esta pasan a ser los “Pedido Proveedor”
Pantalla: /paginas/compras/procesos/pedidoProveedor.jsf
Al ingresar a la lista del proceso, podemos ver un nuevo pedido, y este es asociado a la Solicitud de comprar antes consolidada.
Al confirmar nuestro Pedido Proveedor desde el Manager, este crea automáticamente un pedido Proveedor para cada nodo, desde donde se ha realizado la Solicitud de compra inicialmente.
Esta confirmación puede ser desde el usuario aprobador o puede ser enviada al flujo de aprobación. Y cambia su estado a “Aprobado”.
Al imprimir el preporte podemos ver los detalles, desglosados y asociados a nuestra solicitud de compra realizada desde los nodos.
Fragmento reporte Manager.
Pedido Proveedor – NODO 1
Al ingresar nodo e irnos a el proceso Pedido Proveedor, tenemos el pedido Proveedor el cual corresponde a la solicitud de compras realizada desde el nodo, este registro se genere automáticamente desde el Manager, en estado “Aprobado”.
Pantalla: /paginas/compras/procesos/pedidoProveedor.jsf
Fragmento del reporte
Pedido Proveedor – NODO 2
Al ingresar nodo e irnos a el proceso Pedido Proveedor, tenemos el pedido Proveedor el cual corresponde a la solicitud de compras realizada desde el nodo, este registro se genere automáticamente desde el Manager, en estado “Aprobado”.
Pantalla: /paginas/compras/procesos/pedidoProveedor.jsf
Fragmento del reporte
- Caso2: Generar dos Solicitudes de compra desde un único nodo, y consolidar con proveedores diferentes.
Sobre la pantalla principal del proceso, podemos ver que automáticamente se generan los nuevos registros y estos están asociados a una misma Solicitud de compra, con proveedores diferentes. Respetando su número de Secuencia y estas se crean en un estado “Elaborado” .
Pantalla: /paginas/compras/procesos/pedidoProveedor.jsf
Una vez confirmada el pedido Proveedor pasan a estado “Aprobado”, con el fin de realizar el flujo de aprobación por el/los usuarios responsables. O en su defecto ser confirmado por el usuario aprobador (Manager).
Nos dirigimos al flujo de aprobación, para verificar el usuario aprobador
Como resultado se crearán pedidos proveedores, correspondientes a cada proveedor, en estado “aprobador”.
- Considerar el siguiente escenario: al momento de confirma el pedido proveedor, este cambia su estado a Aprobado, ya que la solicitud fuer confirmada por el Usuario de Aprobación,es decir, por el personal responsable, y esto lo podemos validar desde la opcion de verificar.
Para el escenario donde los pedidos proveedores son confirmados y aprobados por usuarios diferentes roles en la empresa, estos pasan por el flujo de aprobación, con los usuarios y sus niveles correspondientes previamente configurados.
Pantalla: /paginas/compras/procesos/pedidoProveedor.jsf
- Registros pendientes por Aprobar – Manager
Dentro de este proceso, al iniciar sesión con Usuario Aprobador asignado, se nos listan los distintos registros pendientes de una aprobación.
Pantalla: /paginas/trazabilidad/registrosPendientesPorAprobar.jsf
Una vez, realizado la aprobación, nos muestra el siguiente mensaje “Confirmar documento El registro PPM-000XXX se ha guardado satisfactoriamente,Se envío la información a los nodos”, y automáticamente el registro deje de reflejarse en la lista
Nota: podemos ver en el flujo, que nuestros Pedido Proveedor desde le Manager fue aprovado con existo y su estado es “Aprobado”
- CONSIDERACIONES
- Considerar los valores de los parámetros antes mencionados en el documento
- Considerar el tipo de sistema, este configurado de manera correcta (Manager/nodo y único)
- La Anulación del pedido proveedor desde el Manager, actualiza el estado “Anulado” de los pedidos proveedor que fueron generados a los nodos.