Innovaciones, Optimizaciones y Nuevas Funcionalidades del Ecosistema AS2
Manual de Procedimientos para Mejoras y Actualizaciones
Ecosistema AS2
Este manual documenta de manera detallada los procesos de cambio, optimización o actualización implementados en las soluciones del Ecosistema AS2.
CAMBIOS, MEJORAS O ACTUALIZACIONES
SISTEMA: AS2 ERP
ANTECEDENTES
Actualmente, el sistema AS2-ERP, se han venido realizando mejoras y adaptaciones en el proceso de solicitud de fondos y en este nuevo segmento se contemplan nuevos requerimientos relacionados a este proceso.
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OBJETIVO
- Permitir registrar solicitudes de fondo sin necesidad de ingresar obligatoriamente el detalle de justificaciones.
- Agregar el indicador “aprobar automáticamente justificación” en el Tipo de Fondo.
- Crear el nuevo tipo de fondo “Anticipo Proveedor”.
- Generar automáticamente el pedido proveedor.
- Implementar funcionalidad de “Enviar Justificaciones”.
- Agregar las firmas de los usuarios aprobadores al reporte de Solicitud de Fondos.
DESARROLLO
- Solicitud de Fondos
- Solicitud de Pago
Se realizan ajustes dentro del proceso de solicitud Fondos los cuales NO será obligatoria ingresar el detalle de justificación en ningún caso, por lo tanto:
- Se elimina la validación para obligar a agregar detalle de justificaciones.
- Se elimina la validación para obligar a cargar el anchivo .xml de cabecera cuando el tipo de Fondo es tipo “Factura Reembolso”.
- Cuando no se agregan detalles de justificaciones se omite la validación que el total de las justificaciones sea igual al total del detalle de productos cuando es tipo de Fondo “Factura Reembolso”.
- La opción para seleccionar el proveedor a nivel de cabecera ya no se muestra bloqueada cuando el tipo de fondo es “Factura Reembolso”, al monto de cargar un archivo .xml de una factura entonces si se bloquea esta opción y es llenada con los datos del archivo cargado.
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- Configuración
Dentro del proceso de configuración de “Tipo Fondo”, se agrega un indicador “Aprobación Automática Justificación”, (check-box), inactivo por defecto.
Al estar este indicador en activo, al momento de aprobar una solicitud de fondo, automáticamente se van a aprobar cada uno de los detalles de la justificación.
Si el indicador está inactivo, será necesario enviar la aprobación al Flujo de aprobación cada uno de los detalles de la justificación.
Se retira la funcionalidad para que se Aprueben automáticamente los detalles de las justificaciones cuando el tipo de Fonde es Tipo “Factura Reembolso” y “Fondos”, su comportamiento depende del nuevo Indicador
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Se crea un nuevo Tipo de Fondo “Anticipo Proveedor”, el cual tendrá el comportamiento y funcionalidad similar a “Fondo”
- Será obligatorio seleccionar un proveedor
- El pedido Proveedor debe generarse a nombre del Proveedor seleccionado en la Solicitud del Fondo
- Debe validar que la identificación del detalle de Justificaciones, sea esa misma identificación del Proveedor de la cabecera.
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- La Solicitud de Fondos, al ser aprobada, debe crearse automáticamente el pedido proveedor.
- El pedido proveedor debe crearse en estado “Aprobado”.
- Se quita la opción para crear el pedido proveedor manualmente.
Al imprimir el pedido proveedor, debe mostrar también las firmas de los usuarios aprobadores de la solicitud de fondos.
Se agrega columna “Enviar”, para que las Justificaciones se envíen al flujo de aprobación.
Este nuevo botón se debe habilitar únicamente cuando la solicitud de fondo mantenga un estado “Aprobado” o “Procesado Parcial”.
Al seleccionar esta opción se despliega un Pop-up con un diálogo, que permite ingresar una nota no mayor a 1000 caracteres.
- Al seleccionar la opción “Enviar”, se debe enviar a flujo de aprobación todas las justificaciones para aprobarse masivamente, por lo tanto, el estado de la solicitud debe ser “ENVIADO”.
- Hay que considerar que la solicitud ya podría tener justificaciones en estado aprobado.
- Mientras no se envíe, se puede seguir agregando justificaciones.
- Dentro del flujo de aprobación solo permite aprobar y devolver, no permite rechazar.
Nota: El escenario inicial de aprobar la solicitud de fondos no es afectado ni entre en conflicto con este nuevo flujo.
Las acciones de este flujo deben tener el siguiente comportamiento:
Aprobar
- El estado de la Solicitud debe actualizar a estado “Aprobado” si aún no es la aprobación final y no existen justificaciones en estado “Aprobado”.
- El estado de la Solicitud debe actualizar a estado “Procesado Parcial” si aún no es la aprobación final y existen justificaciones en estado “Aprobado”.
- El estado de la Solicitud debe actualizar a estado “Cerrado”, una vez es la aprobación final y se deben aprobar automáticamente las justificaciones.
- Una vez cerrada la solicitud, no debe permitir agregar nuevas justificaciones.
- Si la solicitud se actualiza a estado “Cerrado”, automáticamente también el pedido proveedor pasa al mismo estado.
Devolver
- El estado de la Solicitud debe actualizar a estado “Aprobado” si no existen justificaciones en estado “Aprobado”.
- El estado de la Solicitud debe actualizar a estado “Procesado Parcial” si existen justificaciones en estado “Aprobado”.
- Debe permitir volver a Enviar las mismas Justificaciones a flujo de aprobación.
Rechazar
- Debe mostrar un mensaje en pantalla indicando “Acción no permitida”.
Consideraciones:
- En el listado de solicitud de fondos se muestra una nueva columna con la nota ingresa al “enviar justificaciones”.
- En el proceso de paginas/solicitudFondos/procesos/contabilizarSolicitud.jsf, actualmente cargan las justificaciones en estado “Aprobado” pero se cambia para que cargue las justificaciones solo en estado “Cerrador” o “Procesado Parcial”.
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En el proceso de “Solicitud de Fondos” se agrega un botón de imprimir, el cual debe generar el reporte de solicitud de fondos sin importar si la solicitud tiene o no justificaciones.
Este reporte debe mostrar las firmas de los usuarios aprobadores solo cuando se cierra la solicitud y cambia su estado a Cerrado.
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Fragmento del Reporte
- CONSIDERACIONES
- Los parámetros e indicadores antes mencionados deben estar con valor y activos/inactivos, como se describen anteriormente, para la función de los distintos escenarios o casos de uso para el usuario final.